Norddeutsche Sparkasse optimiert Formularwesen und Büromaterial-Einkauf
Aufgabenstellung
Neben einer Optimierung der Bezugskonditionen
sollte das Formularmanagement so angepasst
werden, dass zwei Mitarbeiter, die in näherer
Zukunft in den Ruhestand wechseln würden,
nicht ersetzt werden mussten. Somit waren die
Ziele der T&C-Experten die Optimierung der
Büromaterialbezugskosten, die Neugestaltung
des Formularmanagements und die Sicherstellung
der Verfügbarkeit von Formularen des
Sparkassenverbandes und von Vertriebspartnern.
Vorgehensweise
Zuerst erfassten die Experten den Büromaterialverbrauches eines Kalenderjahres, stellten den Formularbedarf fest und erstellen auf dieser Basis Ausschreibungsunterlagen.
Nach der erfolgreichen Durchführung der Ausschreibung, wurden die Ergebnisse quantitativ und qualitativ ausgewertet und in Vergabegesprächen vertieft. Hierbei wurde die Sparkasse natürlich von T&C unterstützt.
Die erarbeiteten Einsparungen kamen in erster Linie durch folgende Aktivitäten zustande:
- Verbesserte Bezugskonditionen bei Büroverbrauchsmaterial
- Einsparung von 1,75 Planstellen im Formularmanagement
- Andere Nutzungsmöglichkeiten der Räume,die bisher als Formularlager dienten
Fazit
Durch die Umsetzung der empfohlenen Maßnahmen konnten die Bezugspreise deutlich verbessert werden. Zwei Planstellen von Mitarbeitern, die bisher mit der Beschaffung und Verteilung von Formularen befasst waren, mussten nicht mehr besetzt werden, nachdem diese in den Ruhestand gingen.
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