Gemeinkosten senken
Großhandel optimiert Büromaterial-Beschaffung
Aufgabenstellung: Gemeinkosten senken
Trust & Competence wurde mit der Überprüfung
der Gemeinkosten im Bereich "Büromaterialbeschaffung"
unter Berücksichtigung optimaler
Beschaffungsprozesse (wie z. B. Bestellung,
Lieferung, Verteilung, Bezahlung / Verrechnung,
Statistik) beauftragt.
Vorgehensweise
Um die Gemeinkosten senken zu können, musste der gesamte Beschaffungsprozess analysiert werden. Das Ergebnis: pro Jahr wurden bei 30 Lieferanten Büroverbrauchsmaterialien eingekauft, Lieferverträge hierfür existierten nicht. Ca. 600 Bestellungen wurden dezentral in den Abteilungen direkt bei den Lieferanten getätigt, die Anlieferung erfolgte zentral. Die Prüfung der Konditionen erfolgte alle 2 Jahre ebenfalls zentral beim Einkauf.
Insgesamt wurden 1.635 Lieferpositionen anhand von Rechnungen erhoben und analysiert. Die wichtigsten Positionen (wertmäßig ca. 87%) wurden bei leistungsstarken Dienstleistern ausgeschrieben.
Weitere Maßnahmen, bei deren Umsetzung Trust & Competence mithalf:
- Bündelung auf wenige Dienstleister
- Straffung des Sortiments
- Optimierung der internen Abläufe
- Einführung von E-Procurement
Fazit
Für die Optimierung benötigten die Experten von T&C 12 Monate, der Zeitaufwand beim Kunden hingegen betrug nur ca. 6 Manntage für Fortschrittsbesprechungen, Bereitstellung der Unterlagen etc. Als Ergebnis lässt sich eine erhebliche jährliche Senkung im Bereich dieser Gemeinkosten um mehr als 25% bei Prozessen um ca. 75% nennen.
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