Kosten senken bei Büromaterial
Industriebetrieb senkt Kosten Büromaterial-Beschaffung
Aufgabenstellung
Das jährliche Gesamtvolumen an Büromaterial eines Industrie-Betriebes in Höhe von 86.000 Euro wurde bei 9 verschiedenen Lieferanten bezogen. Von den Lieferanten wurde jede Bestellung einzeln fakturiert, so dass im Betrachtungszeitraum mehr als 500 Belege anfielen. Von diesen Belegen wiesen mehr als 65% maximal fünf Rechnungspositionen auf. Die Aufgabe für T&C bestand darin, die Kosten zu senken. Das Ziel war die Optimierung der Büromaterialbezugskosten und die Senkung der anfallenden Prozesskosten.
Vorgehensweise
Zuerst analysierte T&C den Büromaterialverbrauch eines Kalenderjahres anhand der Einzelbelege um so bedarfsgerechte Beschaffungsprozesse zu entwickeln. Auf grund dessen wurden Ausschreibungsunterlagen erstellt, die die passenden Anforderungen der Lieferanten zusammenfassten. Nach der Ausschreibung wertete T&C die Ergebnisse nach quantitativen und qualitativen Kriterien aus und unterstützte den Kunden beim Führen der Vergabegespräche.
Das Senken der Kosten kam in erster Linie durch folgende Aktivitäten zustande:
- Verbesserte Bezugskonditionen bei Büroverbrauchsmterial
- Implementierung von geeigneten Beschaffungsprozessen
- Deutliche Verringerung des Buchungsaufwandes
Fazit
Durch die Umsetzung der empfohlenen Maßnahmen konnten die Bezugspreise deutlich verbessert werden. Die Kosten wurden signifikant gesenkt. Es wurden Beschaffungsprozesse implementiert, die wesentlich kürzere Entscheidungszeiten verursachten, ohne dass im Unternehmen Transparenz verloren ging. Die Anzahl der zu verbuchenden Belege konnte deutlich gesenkt werden. Der Bezug findet künftig über einen Hauptlieferanten statt.
Nutzen auch Sie jetzt eine Analyse Ihres Einsparpotenzials, gratis! >>
