Krankenhaus optimiert Büromaterial-Einkauf
Aufgabenstellung
T&C erhielt den Auftrag die benötigten Büromaterialien einer Stiftung mit 302 Betten zu analysieren und zu optmieren ohne Einbußen in Qualität und Leistung zuzulassen. Weiterhin war eine Veränderung des Beschaffungsprozesses über ein e-procurement System gewünscht.
Die Anforderungen an dieses System waren wie folgt:
- Einfache Bedienung
- Reduzierung des Bestellaufwandes
- Kernsortimentsfunktion
- Favoritenlisten
- Kostenstellenverwaltung
- Budgetverwaltung
- Elektronische Genehmigungsverfahren
Ist-Situation
Die Ist-Situation wurde mit den vom Kunden gelieferten Dateien ermittelt. Nachdem diese Basis vom Kunden akzeptiert und freigegeben wurde erfolgte die Ausschreibung des gesamten Bürobedarfs.
Vorgehensweise
In der Ausschreibung wurden die Anforderungen an den künftigen Bestellablauf und die Anforderungen an das e-procurement Systeme e ingearbeitet und an den bestehenden Lieferanten und weitere leistungsstarke Büromateriallieferanten verschickt.
Kriterium für die Auswahl war, dass der Lieferant aus dem näheren Umfeld kommen und auch außerplanmäßige Lieferungen ohne Mehrkosten zusichern sollte. Dazu musste auch Beratung und Service durch den Lieferanten gewährleistet sein. Die Abrechnung sollte per Monatsrechnung erfolgen, die gelieferten Alternativprodukte die gleiche Qualität aufweisen, die Auslieferung innerhalb 48 Stunden möglich sein und Referenzkunden aus dem Rhein-Main Gebiet sollten vorhanden sein.
Fazit
Die Dauer des Projektes betrug ca. 6 Monate, in denen ein Einsparpotenzial von 21,26% oder 21.065,15 E durch die T&C-Experten entdeckt wurde. Im Rahmen der Vorgaben des Kunden wurde eine Optimierung des gesamten Beschaffungsprozesses (e-procurement System) vorgenommen, die sowohl den Warenfluß als auch den Belegfluß beinhalten.
Folgende Vorteile wurden realisiert:
- Einfache Bedienung
- Reduzierung des Bestellaufwandes
- Kernsortimentsfunktion
- Kostenstellenverwaltung
- Budgetverwaltung
- Elektronische Genehmigungsverfahren
- Reduzierung der zu bearbeiteten Rechnungen und sonstiger Belege
- Einführung der Festpreisliste.
- Angepasste Datensätze
