Mit wirtschaftlicheren Druck- und Kopiersystemen durch Berater-Know-how 60% gespart!
Ausgangssituation
Die Volksbank Dortmund-Nordwest mit ca. 120
Mitarbeitern, 8 Geschäftsstellen und 6 SB-Filialen
arbeitete mit 83 Druck-, Kopier- und Multifunktionssystemen
in 16 unterschiedlichen Modellkategorien. Pro Jahr werden ca. 1 Mio. Blatt
Papier bedruckt oder kopiert. Vor ungefähr 5
Jahren wurden die Druck- und Kopiersysteme
bereits durch einen Lieferanten optimiert, so trafen die Berater von Trust
& Competence eine zum
Teil gut strukturierte Situation an. Die Abrechnung
erfolgte durch einen einheitlichen Seitenpreis für
alle vorhandenen Systeme.
Dieser Preis beinhaltete Miete und Full-Service sowie Bereitstellung von Verbrauchs- und Verschleißmaterialien. Durch vorhandene, klare Strukturen ergab sich nur ein geringer bankinterner Aufwand für administrative Tätigkeiten.
Aufgabenstellung
Die Aufgabe der Experten von T&C bestand darin weitere Optimierungen und Reduzierungen des Systemparks sowie der Modellkategorien vorzunehmen, wobei das Abrechnungskonzept möglichst beibehalten werden sollte. Zudem war eine deutliche Kostenreduzierung vom Kunden gewünscht und die Vertragsbedingungen sollten, im Sinne der Bank, genauer definiert werden.
Vorgehensweise
In Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen der IT-Organisation der Bank analysierten die T&C-Experten die vorhandenen Systeme und ermittelten die tatsächlichen Verbrauchsvolumina an den jeweiligen Standorten. Auf dieser Basis entwickelte T&C ein optimiertes Konzept und präsentierte dies dem Kunden. Nach der internen Abstimmung und Freigabe des vorliegenden Konzeptes, erstellten die Experten eine Ausschreibung mit allen erforderlichen Vorgaben und entsprechenden Leistungsverzeichnissen. Die Ergebnisse wurden der Bank mit einer Empfehlung von T&C präsentiert. Nach positiven Tests fiel die Entscheidung zu Gunsten des bestehenden Lieferanten.
Fazit:
60% Kostenersparnis
plus bessere Vertragsbedingungen
Die Volksbank Dortmund-Nordwest setzt ab sofort nur noch 63 Systeme in fünf unterschiedlichen Modellekategorien ein. Alle Systeme wurden den vorhandenen Anforderungen und Volumina angepasst. Dank der neuen wirtschaftlicheren Multifunktionsgeräte mit Scan- und Farbfunktion konnte eine Einsparung in Höhe von 60% der vorhandenen Kosten realisiert werden. Eine zusätzliche Ersparnis wurde durch die vorzeitige Auflösung des bestehenden Vertrags erzielt. Die gesamte Projektdauer von der Analyse bis zur Umsetzung lag bei rund sechs Monaten.
Mit diesem Ergebnis ist auch Klaus Zimmermann von der Projektleitung der Bank überaus zufrieden: "T&C hat nicht umsonst Competence im Firmennamen stehen. Die Ansprechpartner für uns haben Dank ihrer Kompetenz ein nicht für möglich gehaltenes Ergebnis von 60% Einsparung bei den Druck- und Kopiersystemen erreicht. Dazu kommt ein Vertrag, der uns in den Details erheblich besser stellt als bisher. Wir sind auch wegen eines anderen erfolgreichen Projektes mit T&C sehr zufrieden und können T&C nur weiterempfehlen."
Auch Marcus Artz aus dem Bereich IT- Services hat positive Erfahrungen bei der Zusammenarbeit mit den T&C-Beratern machen können: "Durch das hohe technische Verständnis und die lange Erfahrung in diesem Bereich gelang es insbesondere dem Experten Holger Fey von T&C uns nicht nur im kaufmännischen Bereich von der Qualität von T&C zu überzeugen. Die harmonische und kompetente Zusammenarbeit als Team hat mir persönlich sehr gut gefallen."
Eine weitere Zusammenarbeit mit den Experten von T&C ist schon angedacht - das Energiekostenmanagement soll optimiert werden.
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