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Wo der Mittelstand intelligent aus der Beschaffung schöpft.

Umsatz minus Kosten gleich Gewinn; oder auch mal Verlust. So banal die Formel klingt, sie gilt. Denn originärer Unternehmenszweck ist es schließlich, Überschüsse zu erwirtschaften. Erträge, Erlöse und Einnahmen müssen deutlich höher sein als Aufwände, Kosten und Ausgaben. Folglich gibt es zwei Möglichkeiten: 1.) ein Unternehmen steigert seine Umsätze, 2.) es minimiert seine Kosten. Oder? Wer sich ein wenig näher mit den Kosten innerhalb der Beschaffung und deren Einfluss auf die betriebswirtschaftlichen Kennzahlen befasst, stellt fest: Im Einkauf genügen relativ wenige Prozentpunkte an Verbesserung, um deutlich zu einer Optimierung des Unternehmensergebnisses beizutragen. Christoph Spanner, Partner bei Trust & Competence, zeigt in seinem Beitrag anhand von zehn Forderungen, wie ein Unternehmen in der Praxis die Rendite nennenswert steigern und langfristig mehr „Ernte“ einfahren kann.

Bisher galt, dass eine Umsatzsteigerung im Unternehmen erst auf der Grundlage von Investitionen und somit einem Mehr an Kosten zu realisieren sei; den Faktor Zeit einmal ganz außen vor gelassen. Auf die Schnelle war da wenig drin. Die Möglichkeiten des Einkaufs jedoch bilden eine gute Grundlage, die Ergebnisse zu verbessern; das sogar vergleichsweise kurzfristig. Gemeint ist damit nicht dumpfe Preisdrückerei. Dazu sollte man sich nicht hinreißen lassen. Vielmehr geht es darum, im Einkauf belastbare Strukturen zu schaffen; mit einem ausgewogenen Verhältnis von am Markt gerechtfertigten Preisen, Liefertreue, Zuverlässigkeit, Qualität, Langfristigkeit und Flexibilität.

Wo das Wissen um die Potenziale und Hebel im Einkauf nur latent vorhanden ist, liegen die Möglichkeiten allzu oft brach. Die Gründe dafür sind vielfältig. Der Faktor Zeit, die fehlt, steht ganz vorne an. Und die Geschäfte laufen ja ganz ordentlich. „Warum sollen wir uns denn im Detail mit Verbesserungen unseres Einkaufes beschäftigen?“, ist ein Satz, der häufig fällt. „Weil es dem Unternehmen und seinen Zulieferpartnern das Leben langfristig einfacher und angenehmer macht“, lautet Christoph Spanners Antwort an Geschäftsführung, kaufmännische Leitung, Leitung der Produktion und die Einkaufsleitung.

Forderung 1: „Kaufen Sie Zeit auf Zeit ein!“

Statt die Möglichkeiten auf die lange Bank zu schieben, nutzen Unternehmen besser die „verlängerte Denkbank“ für mehr Erfolg und vereinfachte Abläufe in der Beschaffung. Externe Ressourcen bringen temporär zusätzliches Know-how in das Haus. Spannender Aspekt ist eine erfolgsabhängige Beauftragung: Wer das anbieten kann, baut auf Wissen und Erfahrungen aus vielen erfolgreichen Projekten im Procurement. Das ist für beide Seiten finanziell interessant und verspricht eine effektive, effiziente, bewährte und pragmatische Vorgehensweise.

Forderung 2: „Setzen Sie Ziele, legen Sie Handlungsfelder fest!“

Nur selten definieren Unternehmen konkrete Ziele für Beschaffungsprojekte. Ähnlich bestellt ist es um die Handlungsfelder und die Ausgangsbasis, also die Warengruppen, Materialien und Dienstleistungen, die prinzipiell Erfolg versprechen. Es empfiehlt sich, gleich zu Beginn alle Bedarfe zur Disposition zu stellen.

Forderung 3: „Formulieren Sie Anforderungen und Spezifikationen“

Entweder nicht vorhanden oder nicht aktuell: Leistungsverzeichnisse enthalten die notwendigen und relevanten Spezifikationen der einzelnen Rohstoffe, Halbfabrikate, Produkte und Artikelgruppen. Hinterfragen lässt sich wirklich benötigtes Qualitätsniveau wie Toleranzmaße und Materialanforderungen. Oft haben sich hier im Laufe der Zeit zu hohe Erwartungen an die Produktqualität eingeschlichen. Am Absatzmarkt bieten diese keinen Mehrwert; Kunden würden dafür kein zusätzliches Geld ausgeben.

Forderung 4: „Schalten Sie um auf strategisch!“

Gibt es eine Strategie, mit der das Unternehmen bestehende oder potenzielle neue Lieferanten auf Augenhöhe anspricht? Kommuniziert das Unternehmen fair und wertschätzend und kann so Partner und Lieferanten für die eigenen Ziele gewinnen? Sinnvoll sind strategisch geschnürte Pakete für eine erste Anfrage an den Markt. Dabei gilt es, das richtige Maß zwischen Einzelanfragen und taktisch sinnvollen Bündelungen zu finden. Am Ende entscheiden die gesamten Kosten aus Prozessen in der Supply Chain und den einzelnen Bedarfen.

Forderung 5: „Gehen Sie auf Lieferantensuche!“

Eine umfassende Lieferantenrecherche deckt die potenziell geeigneten Lieferquellen auf. Ob Sourcing eher lokal oder global erfolgt? Das Unternehmen entscheidet darüber frei.

Forderung 6: „Holen Sie Angebote ein!“

Welche Zulieferer auf dem Markt kommen in Frage? Einmal mehr zeigt sich hier der Wert einer externen Ressource: Beim Request for Quotation (RFQ) liegt das Augenmerk auf der Vergleichbarkeit der abgegebenen Offerten.

Forderung 7: „Verifizieren und bewerten Sie!“

Der externe Partner wertet die Angebote für das Unternehmen aus und klärt eventuelle Inkonsistenzen, Bemerkungen, Fußnoten und Rückfragen mit den Anbietern.

Forderung 8: „Laden Sie zu Bietergesprächen ein!“

In Verhandlungen, Gesprächen und Audits mit den geeigneten Lieferanten lassen sich offene Fragen und Details eines Angebotes klären. Ein externer Partner wie Trust & Competence führt diese Gespräche im Auftrag des Unternehmens auch völlig autark. Erfahrungswert und positiver Nebeneffekt: Die Anwesenheit des externen Partners unterstreicht die Ernsthaftigkeit der Bedarfsanfrage.

Forderung 9: „Gestalten Sie Verträge!“

Zahlungsziele, Ausstiegsklauseln, Listungsgelder, Werbekostenzuschüsse, Abrufe, Kommissionsläger: Verträge brauchen marktgerechte Vereinbarungen und Konditionen. Der Abschluss erfolgt stets direkt zwischen dem Unternehmen und den Zulieferfirmen. Entscheidungsverzerrer wie Rückprovisionen von Anbietern lehnen Christoph Spanner und Trust & Competence kategorisch ab. Das Honorar für den externen Partner ergibt sich allein aus den für das Unternehmen erzielten Verbesserungen.

Forderung 10: „Implementieren Sie!“

Auch bei der Umsetzung der einzelnen Projektschritte profitiert das Unternehmen vom externen Partner. Erfahrung und Know-how sorgen für eine erfolgreiche Implementierung. Umgesetzte Maßnahmen wirken in den folgenden Jahren weiter. Trust & Competence setzt dabei auf ein starkes Wir-Gefühl. Dazu ergänzt Christoph Spanner: „Wir investieren sehr viel Zeit in ein Projekt mit dem Kunden. Wir sind uns unserer Leistung sehr sicher, deshalb partizipieren wir nur bei nachgewiesenen Erfolgen.“

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Unternehmen im produzierenden Gewerbe mit Standort in Süddeutschland beschäftigt rund 100 Mitarbeiter. Es erzielt etwa fünf Millionen Euro Umsatz im Jahr bei einem Einkaufsvolumen von zirka 1,5 Millionen Euro. In seinem Segment ist das Unternehmen Weltmarktführer. Der Unternehmensstandort befindet sich in einer Region mit vergleichsweise hohen Flächenkosten und einem hohen Ausbildungsniveau mit ordentlichen Löhnen und Gehältern. Der Grad an manueller Fertigung ist relativ hoch. Kleinserien und Projektgeschäft kennzeichnen die Produktion. Signifikant höhere Automation ist aktuell noch nicht möglich.

An geeigneten Stellen im Produktionsablauf lagert das Unternehmen die Fertigung in Länder mit niedrigerem Lohnniveau aus. Die Absatzmärkte sind weltweit verteilt. Der Kundenkreis formuliert hohe Ansprüche an Produktqualität und Service mit entsprechenden Zertifizierungsverfahren. Die Beschaffungsmärkte sind in Europa zu finden. Prinzipiell ist das Unternehmen offen für globale Beschaffung.

Trust & Competence bildete ein schlankes Projektteam. Es bestand aus dem Projektleiter Norbert Jäger und den Experten Jörg Bührmann und Christoph Spanner. Das Team arbeitete gemeinsam mit dem mittelständischen Kunden in zehn Schritten eine Prozess- und Kostenoptimierung aus. Das Projekt dauerte sechs Monate. Es erzielte in der Beschaffung eine unmittelbar wirksame Verbesserung im niedrigen zweistelligen Prozentbereich.

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