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Einsparpotentiale im Gebäudemanagement bei Energieversorger

Hoch im Norden, in Winsen an der Luhe in der Nähe von Hamburg, hatten uns die Stadtwerke Winsen (Luhe) GmbH beauftragt, den Bereich der Gebäudereinigung auf Einsparungspotentiale hin zu untersuchen. Dabei stand sowohl der Hauptsitz der Stadtwerke am Schlossring als auch das moderne Freizeitbad „Die Insel“ im Fokus der Untersuchung und Optimierung.

Gleich zu Beginn des Projektes wurden schnell zwei Dinge klar. Zum einen bestand aufgrund der festgestellten Vertragssituation kurzfristiger Handlungsbedarf, um eine umfassende Ausschreibung unter Berücksichtigung der Kündigungsfristen durchführen zu können. Zum anderen war es aufgrund der Tatsache, dass die Stadt Winsen alleiniger Gesellschafter der Stadtwerke ist, notwendig, eine öffentliche EU-Ausschreibung durchzuführen.  Mithilfe der Experten von Trust & Competence (T&C) und dem Einsatz geeigneter Projektwerkzeuge wie beispielsweise dem Raumbuch oder Leistungsverzeichnis konnte das Projekt „Gebäudereinigung“ für alle Beteiligten schnell und erfolgreich umgesetzt werden

Unsere Phasen zu einem erfolgreichen Projekt 

Kick Off Meeting:

Bereits bei unserem ersten Treffen in Winsen haben wir versucht, alle für einen erfolgreichen und zügigen Projektstart notwendigen Informationen zu erhalten. Dazu gehören insbesondere die Verträge und die Rechnungen mit dem bisherigen Dienstleister. Die Stadtwerke Winsen waren hier sehr gut vorbereitet und konnten uns bereits im Meeting oder zeitnah im Anschluss mit den notwendigen Informationen versorgen. Gleichzeitig konnten wir den Stadtwerken wertvolle Informationen bezüglich der anstehenden EU-Ausschreibung geben.

Ist-Analyse:

Nachdem sich T&C einen ersten Überblick über den IST-Zustand verschafft hatte, musste nun Transparenz bezüglich der relevanten Räume und Flächen hergestellt werden.

Die notwendigen Werkzeuge in einem Gebäudereinigungsprojekt sind zum einen ein aktuelles Raum- und Flächenverzeichnis, das bei jedem Gebäudereinigungsprojekt durch T&C in Zusammenarbeit mit dem Kunden erstellt wird. Ferner wurde gemeinsam mit den Stadtwerken Winsen ein aktuelles und den Wünschen und Notwendigkeiten des Kunden angepasstes Leistungsverzeichnis erstellt. Hierbei handelt es sich um eine Aufstellung aller zu erbringenden Reinigungsdienstleistungen. In gegenseitiger Abstimmung zwischen den Stadtwerken und T&C wurden die einzelnen Positionen qualitativ und quantitativ klar beschrieben und, wo nötig, auch umgestellt.

Durch den Einsatz dieser oben genannten Werkzeuge konnte die aktuelle Situation transparent und strukturiert dargestellt werden und das mögliche Optimierungs-Potenzial rückte so auch für den Kunden in greifbare Nähe.

Der Projektzeitplan, der zu jedem T&C Projekt gehört, wurde in dieser Phase des Projektes ebenfalls an die Stadtwerke geliefert, damit beide Seiten über das weitere zeitliche und inhaltliche Procedere informiert waren.

Ausschreibungs-Phase:

Anhand sämtlicher von T&C vorgelegten Daten und Informationen und der ersten Einschätzung bezüglich des Optimierungs-Potentials haben sich die Stadtwerke Winsen dazu entschlossen, gemeinsam mit T&C in die Ausschreibungsphase zu gehen. Allerdings mit der Besonderheit, dass die Reinigungsdienstleistung für das Freizeitbad im Rahmen einer EU-weiten Ausschreibung erfolgen musste. Gerne stand T&C diesbezüglich für eine fachliche Beratung zur Verfügung, die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Ausschreibung wurden mit dem Rechtsbeistand der Stadtwerke definiert.

Angebots-Phase:

Aufgrund der gut vorbereiteten Ausschreibungen konnten die Anbieter und Angebote fair und detailliert miteinander verglichen werden. Durch den Einsatz eines speziell für die Reinigungsdienstleistung ausgearbeiteten T&C Kalkulationstools erhielt der Kunde transparente und vergleichbare Ausschreibungsergebnisse.

Im Anschluss an eine Ausschreibung gibt T&C jedem Kunden, basierend auf 20 Jahre Erfahrungen, eine Empfehlung an die Hand. Jedoch liegt die Entscheidung immer beim Kunden, für welchen Dienstleister oder Lieferanten er sich letztendlich entscheidet.

Quelle: Adobe Stock von „New Africa“

Ergebnis:

Mit der Unterstützung von T&C konnten im Bereich der Verwaltung die Strukturen und Prozesse an der Schnittstelle zum bisherigen Lieferanten deutlich verbessert werden. Dadurch war dieser in der Lage, seine bisherigen Dienstleistungen effektiver, effizienter und damit auch kostengünstiger anzubieten, so dass der Bereich Verwaltung weiterhin vom bisherigen Dienstleister betreut wird. Im Bereich des Freizeitbades, wo eine EU Ausschreibung durchgeführt wurde, fiel die Entscheidung entsprechend den Regeln der EU-Ausschreibung zugunsten eines anderen Dienstleisters.

Mehrwert für die Stadtwerke Winsen:

  • Hohe Kosteneinsparung bei gleichbleibender Reinigungsqualität
  • Transparenz und Aktualität der Reinigungsdienstleistung durch gelieferte Tools wie z.B. die Raum- und Leistungsverzeichnisse
  • Ausführliche Beratung rund um das Thema EU-Ausschreibung
  • Überprüfbarer Stundensatz, ob die Mindestlöhne gemäß dem Entsendegesetz vom Dienstleister korrekt eingehalten werden

 

Weitere Infos:

Trust & Competence GmbH

Back-Office

Im Fuchsberg 12a

76547 Sinzheim

backoffice@trust-competence.com